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怎樣開會?

06-28 14:37:08

在分工與協作越來越發達的數字時代,會議仍然是協調公司內部運作與外部合作的核心,如何發起、協調、組織一場高效而富有成果的會議,也就成了領導者們極為重要的一課。

在文山會海把你公司的員工淹沒之前,不妨重新審視一下你對開會這件事的理解是否恰當。會議進行得是否流暢?員工的反饋是否積極?會議的決定能否順利落實?我們可以從類似問題出發,重新思考自己是否真的會開會。

輾轉于電話會議之間,從頭腦風暴到情況報告,你的時間和精力被消耗殆盡。

如果你在讀這篇文章,這是因為你的目的和我一樣:不想浪費時間和精力。

大多數高管把40%到50%的工作時間花在了開會上。而大多數專業人士都認為,其中至少有一半開會時間被浪費了。

會議不是問題——多余且糟糕的會議才是問題。

協作會議是推動項目向前發展的關鍵,對產品開發、市場營銷、設計和創新等領域至關重要,這些領域都依賴于跨部門的團隊合作。

那么,該如何設計并促成參與度高且富有成效的會議呢?

1.

會議是我們做事的方式

Antony

Jay在《如何組織會議》(How

to

Run

a

Meeting)一書中寫道,我們對工作場所的依戀是建立在社會互動的基礎上的。如果沒有會議,我們對公司的投入就會大大減少。

我們是社會性動物,我們要盡最大努力與他人合作,而非單打獨斗。

低效、糟糕的會議是對時間的浪費。富有成效的會議才是團隊協作的基礎。會議應該幫助我們完成任務,而不是阻礙我們的日程安排。

換句話說,我們應該在會議進行過程中完成任務,而不是在會后。

2.

達到會議效果的5個關鍵

a.

目標

開會的目的不是議程,而是既清晰又令人興奮的愿景。簡單地說,除了會議沒有其他辦法能幫我們完成預期目標。

b.

心態

正確的心態能改善情緒、注意力和參與度。

任何人都不該在創新會議上評判他人的想法。這會讓人產生防御心理,不利于鼓勵創造性。

c.成果

有效的會議注重結果。不要在沒有明確結果的情況下離開會議室。

d.

參與者

不是每個項目或團隊的人都應該參加每次會議。邀請那些能提供獨特洞察、視角或信息的人參加。

e.

促成

這是最關鍵的部分。高效的會議不是偶然發生的,而是有意安排的。要根據能力而不是頭銜來選擇會議協調人。

一個好的協調人會讓會議過程清晰且專注,比起流程,好的協調人更關心會議的“健康狀態”。

一個熟練的協調人不需要是相關主題的專家,而是要讓會議變得有思想、有凝聚力、參與度高,讓會議成為愉快的體驗。

3.

提高效率:更少、更精短的會議

你有四種方式來減少對會議的依賴:裁減、縮短、優化或什么都不做。

a.

裁減

公司人員必須明白為什么要取消會議,以及這會給他們的工作帶來什么影響。許多公司為了解放團隊的日程表而減少會議,但最終卻制造了更多的問題。

b.

縮短

有一種方法可以節省大量的時間,就是把會議時間減少到15、25、45和55分鐘。

當會議時間只有15分鐘——時間有限的時候,每個人都會更加專注。

快速跟進、簡單決策、更新或啟動新計劃,這些工作都可以在25分鐘或更短時間的會議內完成。

45分鐘和55分鐘的會議則留給需要長時間討論的話題——為“特殊情況”留出更長的會議時間。

55分鐘的會議是一種新的一小時會議——從長遠來看,省下來的這五分鐘可以產生顯著的效果。

c.

優化

想要優化就得嘗試做出一些小小的調整,使期望因素最大化及非期望因素最小化。

d.

什么都不做

如果一項會議進行得很完美,那么,不要為了改變而去改變。

4.

會議的開場和結束決定了會議是否成功

既要能促使團隊付諸行動,還能積聚團隊力量創造真正的影響力。

開場

安排會議。提醒人們所要面臨的挑戰和需要完成的事項,分享目標以及營造恰當的與會氛圍。

情緒在職場中起著至關重要的作用——它會促進或妨礙團隊協作。“什么吸引了你的注意力?”這個簡單的問題就能幫助你理解,讓團隊每個成員陷于忙亂的都是什么。

結束

如果沒有明確的后續步驟或有尚未解決的問題,任何人都不應離開會議室——利用會議的最后幾分鐘把不清楚的地方搞清楚。

5.會議議程很重要

不要讓糟糕的會議議程毀掉會議

會議的可實施性比議程本身更重要。如果議程過于追求結構化,最后的結果往往是讓會議很枯燥且收獲有限。

分享還是不分享?

把事先制定好的議程分發給與會者,他們就會有所預期,這還會分散他們的注意力。

有時不讓與會者知道隨后要進行的事項會使會議更有效,神秘感和少量信息會增強他們的好奇心和參與感。

一項一項地揭示議程——這會提高與會者的參與度,還會促使他們關注目前正在進行的事項,而不去過多關注尚未進行的事項。

確保靈活性才是王道

可以根據人們的反應和興趣來調整時間。如果事項或內容沒有引起團隊的共鳴,就把這部分刪去。如果一項特定活動安排得太過緊促,那就適當多分配一些時間,然后略過最初議程里的其他事項。

制定即時議程

《重新定義管理》的作者Brian

Robertson認為,高效會議關注的是當下緊張進行中的事項,而不是會議預期,“與其按照預先設定的事項議程進行討論,不如在會議中做出即時安排,推動會議進行”。

征集全體成員對議程事項的想法,并將其羅列出來。他們無需解釋自己的完整想法——只需提供幾個關鍵詞,告知他們可以在會議期間添加新的事項。

6.

自主選擇:任何人都討厭被迫參加會議

對管理者有價值的東西可能對某些團隊成員來說無關緊要。

我不是主張人們不去參加會議,而是讓他們抱著負責的態度,去參加那些他們覺得有價值的會議。

與人們的普遍看法相反,讓人們自主選擇參加會議反而能增強他們的參與度。

7.

數量很重要

只邀請合適的人

數量起著重要作用。與會人數過多會讓會議難以管理、效率低下。

會議質量不在于有聰明的人參與,而在于平衡參與者。你需要多樣化的專業人士和觀點。

確定合適的規模

認知心理學家George

Miller觀察到,普通人對某一個類別的事物的記憶數量約為7個單位。有些人用這個7±2公式來決定參加常規會議的理想人數。

對于頭腦風暴會,我喜歡有20到24名參與者——分成5到6人的小組。

參與者,而非觀眾

積極的角色包括:展示、提供反饋、構思解決方案、做決定、分享見解或學識等。

不要只邀請人們來做筆記或來“感受”自己是團隊的一部分。

8.

參與:發掘和放大隱藏的人才

輪流發言

當參與者輪流發言時,可以避免被打斷或陷入群體性思維。

高管可以最后發言,這樣他們就不會影響到其他人。

逐步參與

首先,每個人自己思考;然后,和另一個人討論;接著,兩組人一起討論;最后,整個團隊齊心協力完成事項。

這種循序漸進的方法對于團隊復盤、頭腦風暴或總結性會議都是非常有用的。

無聲會議

也就是在會議一開始,先讓與會者認真閱讀備忘錄等會議資料。30分鐘后,討論開始。這不僅防止了無效對話,還能鼓勵沉默的成員也參與進來。

克服恐懼

你可以設置問題箱來解決來自所有員工的問題,而非僅僅是來自外向型員工的問題。

每個員工可以在會議開始前提出自己的問題,每個人為自己感興趣的問題投票——最受歡迎的問題必須由高層領導回答。

讓會議變得好玩

好奇心是學習之母。

有效的團隊建設練習能促進心理學家所說的積極學習。我們通過觸摸、行動和與事物互動來吸收新概念,而不是通過觀察事物來達到此目的。

講故事、隱喻和實踐活動有助于學習新思想——它們比陳述更有效。

9.制定團隊儀式,讓會議更有趣

儀式,是一種有效、直接的方式,推動實現有意義的改變。

團隊儀式也能讓會議更有吸引力、更富有成效和更有活力。

不開會的周三

這一做法讓團隊充滿活力——每周至少有一天,他們的工作不是被會議時間表支配的。

步行會議

你可以出去進行一對一的會議,步行會議也適用于解決小問題——通過鍛煉或接觸不同的人和場景,我們的大腦放松下來,找到靈感。

“不插電”

不使用手機、電腦等科技設備來開會,可以提高我們保存信息和學習的能力。

研究表明,手寫筆記更有成效——相比于在電腦上打字,它往往能更嚴格地篩選要記下的東西。因此,手寫能幫助我們記住和吸收更多概念。

才藝秀

除了樂趣之外,才藝還能幫助人們互相熟悉,否則,他們可能都不會主動地互相交流。

10.

不同類型的會議

根據MeetingSift的分類,最常見的會議類型有:

1.進展更新會議

關注需要解決的挑戰以縮短會議時間,而不要把時間花在分享人們已經知道或會議開始之前就可以了解到的內容。

2.

信息分享會議

能夠使用數字工具保證信息的同步共享,那就不需要開會。

這樣的會議,往往是因為需要展示比較復雜的主題,例如必須要達成一致目標的時候。

3.

決策制定會議

不要在沒有做出決定的情況下結束會議。大多數團隊開會是為了做出決定,但推遲做決定之后——他們又開了另一場會議。

會后要發郵件,簡單地記錄會上達成的決定以及接下來要進行的步驟。

4.

問題解決會議

召開這樣的會議,是為了得到解決方案,而不是分析它們。

力求多樣化的思維模式,使會議更加豐富。確保每個人都能參與并且他們的想法能夠被聽見。

5.

團隊建設會議

會議的主要內容是,增進了解、發現盲點、建立信任、改善溝通和反饋方式、發現有效的方法和需要改進的地方,并嘗試新的思維模式和工作方法。

11.

其它忠告:細節是魔鬼

準時開始、按時結束。如果每個人都遵守這個簡單的規則,團隊的壓力會小很多。

不要低估食物的力量。對于時間較長的會議,比如頭腦風暴會議或務虛會而言,讓團隊成員吃飽喝足是很重要的。而對于時長較短的會議來說,食物可能會分散注意力。

不需要景觀很好的房間。比起位置或外觀來說,會議室的設備功能更為重要。

檢測會議設備。不要以為所有設備都能用。也許其他人用過該房間,把設備搞得亂七八糟,導致一開始的時間浪費在調試投影儀上。

原創: 洪杉  

來源:紅杉匯

相關關鍵詞:
團隊建設方案 營銷團隊建設 中小企業的團隊建設
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